Деловая встреча с партнером. Искусство делового общения. Деловая встреча

Содержание

Правила ведения деловых переговоров: этапы и нюансы деловой беседы

Деловая встреча с партнером. Искусство делового общения. Деловая встреча

Умение вести переговоры – важный навык и основополагающий фактор успеха для персонала интернет-магазина.

От этого зависит возможность заключения выгодных сделок, уровень производительности труда, прибыльность фирмы.

Грамотный сотрудник – эффектное лицо компании, а красивая и правильная деловая речь – наиболее действенный способ склонить партнеров, поставщиков, клиентов к сотрудничеству.

Основные этапы и формы деловых переговоров

Деловые переговоры – особая форма коммуникативной связи сторон с противоположными или идентичными интересами. Главной целью процесса является договоренность о последующем взаимовыгодном сотрудничестве, обмен информацией и опытом, урегулирование взаимоотношений, выяснение разных позиций по острым злободневным вопросам.

В ходе беседы специалисты стараются достичь запланированных соглашений – менеджер по закупкам обговаривает с производителем товара возможность поставок по определенной цене, консультант дает клиенту рекомендации по выбору продукции, объясняет выгоды сотрудничества с фирмой, склоняет к покупке.

Для достижения поставленных целей мало владеть «подвешенным языком». Нужно разбираться в тактике, этике, психологии многогранного переговорного процесса, уметь пользоваться данными знаниями на каждой стадии диалога.

Выделяют три общепринятых этапа переговоров:

  1. Подготовительный. Сбор и детальный анализ необходимых материалов, выбор оптимальных средств ведения беседы. Определение основного предмета, желаемой цели, разработка эффективного плана, установка контакта.
  2. Основной. Начало непосредственного диалога, налаживание благоприятной атмосферы взаимодоверия. Формирование предложений, применение объективных критериев, веских аргументов, системы убеждения. Разбор и решение спорных вопросов.
  3. Заключительный. Выявление вариантов решения текущей проблемы, финальное обсуждение. Достижение договоренностей, анализ результатов процесса, контроль над реализацией достигнутых устных или письменных соглашений.

Существует множество форм ведения переговоров. В сфере электронной коммерции зачастую используют:

  • личные встречи;
  • телефонное общение;
  • переписку по электронной почте;
  • видеоконференции;
  • онлайн-чаты;
  • мессенджеры.

Упомянутым формам характерны разные преимущества и недостатки, влияющие на течение событий в переговорном процессе.

Индивидуальные встречи предоставляют участникам возможность высказаться, узнать мнение, пожелания, цели собеседника, использовать полученную информацию для выгодной презентации предложения, быстро прийти к общему знаменателю. Однако в процессе подобных встреч всегда есть риск поддаться давлению партнера, предпринять опрометчивый шаг, поспешное решение.

Телефонные переговоры – отличный способ установить контакт с оппонентом на расстоянии, уловить подходящий стиль общения, понять степень заинтересованности стороны по тону. Разговор в основном происходит экспромтом, предполагает неожиданные повороты, поэтому важна осторожность: желательно избегать необдуманных обещаний, не использовать неправдивые факты.

Переговоры по электронной почте, посредством популярных менеджеров, онлайн-чата предполагают наличие достаточного времени на продумывание деталей, слов, формулировок, составление правильного предложения. Письменная беседа часто затягивает переговорный процесс, откладывая принятие важного решения из-за долгих раздумий, излишней осторожности партнеров, потенциальных покупателей.

конференции позволяют вести беседу лично, используя разные типы информации – звук, изображение, документы. Интерактивный инструмент помогает показать продукт, наглядно продемонстрировать преимущества товара. Минус данного способа – сложности с технической точки зрения.

Как подготовиться к переговорам

Подготовка к переговорному процессу – важнейший этап перед непосредственной беседой, определяющий уровень проведения мероприятия, успешность исхода событий. Правильный диалог – результат четко спланированной схемы действий в рамках конкретного плана. Это не азартная игра, не лотерея, где полагаются только на удачу.

Чтобы не получилось провальной беседы, необходимо готовиться заранее:

  • уточнить предмет переговоров;
  • изучить специфику проблемы, тонкости вопроса;
  • определить мотивы, интерес, цели;
  • составить предварительный портрет собеседника, провести разведку – выявить его слабые и сильные места, психологический тип, позиции, убеждения, социальное положение;
  • смоделировать примерный сценарий;
  • набросать тезисы, ключевые фразы для убеждения оппонента;
  • предусмотреть варианты ответов на возможные возражения;
  • отрепетировать основную речь;
  • при необходимости подготовиться к презентации;
  • продумать стратегию поведения в случаях желаемого, приемлемого, отрицательного исхода мероприятия.

Если предстоит личная встреча, не помешает позаботиться о внешнем виде, найти подходящий к ситуации образ. Также следует назначить удобное место (офис, ресторан, кофейня), оптимальную дату, время, длительность мероприятия, согласовав эти моменты с собеседником.

Правила проведения успешных переговоров с партнерами

В ходе беседы с партнерами нужно придерживаться принципов делового этикета, соблюдая все этические нормы: быть пунктуальным, корректным, тактичным. Основа этикета – вежливость, терпение, уважение.

Нельзя проявлять дурной тон: невнимательно слушать говорящего, перебивать, отвлекаться на телефонные звонки. В общении приветствуется открытость, честность.

Следует помнить об эффекте первого впечатления – мнение о собеседнике обычно складывается с первых минут разговора.

Следующие рекомендации поспособствуют продуктивному общению с деловыми партнерами:

  • ставьте акценты на общих целях. Переговорный процесс – не навязывание собственных позиций, а диалог равных оппонентов. Расскажите партнеру о выгодах от сделки;
  • обосновывайте свою позицию. Применяйте доказательную и контраргументацию, постарайтесь повлиять на мнение, позицию партнера, смягчить возникшие противоречия;
  • приводите аргументы поочередно: сильные, средние, основной «козырь». Подобная очередность наиболее убедительна на практике;
  • обходитесь без отвлеченных рассказов, скучных затяжных монологов. Излагайте факты кратко, лаконично, без ненужной «воды». Это поможет лучше донести позицию компании, убедит партнера в вашей компетентности и профессионализме;
  • избегайте неоднозначности. Говорите четко, понятно, по сути. Не используйте намеков, двусмысленных слов и выражений. Максимально прозрачно формулируйте письменные соглашения. Пользуясь «языком тела», применяйте уместную мимику и жесты;
  • старайтесь искать компромиссы. Если интересы не совпадают, выведайте скрытые потребности партнера. Предложите оппоненту альтернативные пути решения задачи, не забывая о собственных целях;
  • задавайте уточняющие вопросы. При малейших сомнениях незамедлительно расставляйте точки над «i», уточняйте непонятные моменты. Не позволяйте оппоненту вводить себя в заблуждение, сбивать с толку. Убеждайтесь в правильности понимания позиций, высказываний партнера;
  • не теряйте самообладания. Научитесь управлять собственными эмоциями. Несмотря на ситуацию, сохраняйте уверенность и полное спокойствие: вообразите себя нерушимой скалой, не поддающейся бушующему морю.

В конце всегда подводите итоги, избегая скомканной финальной части. Резюмируйте результаты состоявшейся встречи: «Утвержденная оптовая цена строительных смесей – 550 гривен за упаковку (10 мешков по 5 килограмм).

Поставки будут осуществляться по четвергам. Оплата поставленного за текущие 30 дней товара должна поступать не позже последней пятницы месяца на указанный расчетный счет».

Достигнутые соглашения необходимо сразу документировать в соответствующем договоре, расписанном строго по пунктам.

Часто бывает, что сразу не удается добиться запланированных результатов. Не расстраивайтесь: при правильном ведении переговоров обязательно найдутся партнеры, готовые к сотрудничеству.

Коммуникация с клиентами интернет-магазина: ведущие аспекты

Если целью переговоров с партнерами и инвесторами считается утверждение взаимовыгодных договоренностей, то с клиентами все немного по-другому – мы должны склонить их к покупке предлагаемой продукции.

Некоторые принципы ведения диалога с потенциальными покупателями аналогичны с предыдущим типом беседы – соблюдение делового этикета, четкое изложение аргументов, предельный самоконтроль.

Однако есть и определенные отличия, нюансы.

Чтобы добиться положительного результата от переговоров с клиентом, необходимо создать благоприятствующие этому условия, знать эффективные техники ведения беседы. Иначе никто не поверит даже в очевидные преимущества предложения.

Рекомендуется следовать таким правилам:

  • выявите потребности клиента. Собеседник должен чувствовать абсолютную вовлеченность в его проблемы, жизненные обстоятельства. Это сформирует доверительные отношения, увеличит шансы на дальнейшее сотрудничество;
  • персонализируйте общение. Узнайте и запомните имя клиента. В ходе дальнейшего диалога обращайтесь к собеседнику персонально. Подобная хитрость послужит своеобразным комплиментом и повысит уровень доверия;
  • предложите конкретные пути решения задач. Привлеките внимание, заинтересуйте собеседника. Соотнесите выявленные потребности с пользой от товара. Подтвердите преимущество приобретения продукции конкретными аргументами;
  • сохраняйте позитивный настрой на протяжении всей беседы. Используйте приветливую, «живую» интонацию речи, улыбайтесь, завоевывая расположение. Хмурый и унылый менеджер вряд ли уговорит клиента купить продукт;
  • будьте убедительны. Не позволяйте клиенту сомневаться в услышанном. Формулируйте фразы четко, доходчиво, говорите твердо и убедительно, развеивая возможные сомнения. Оперативно отвечайте на возражения, учитывая продуманную на этапе подготовки к переговорам схему работы со спорными вопросами;
  • следите за дикцией. Говорите максимально разборчиво. Не заставляйте собеседника постоянно переспрашивать. Это вызывает раздражение и разрушает установленный ранее контакт;
  • не берите цены «с потолка». Сообщите потенциальному покупателю реальную стоимость товара, не приукрашая действительность. Если в онлайн-магазине предусмотрены формирующие цену нюансы, расскажите о них;
  • дайте развернутую информацию. Разъясните клиенту тонкости сотрудничества. Поведайте об отличительных чертах компании – простота оформления заказа, возможность совершения покупки в один клик, выгодная бонусная программа для постоянных клиентов, право на возврат товара в определенный срок, традиционные подарки по праздникам.

Добившись расположения клиента, не забывайте работать с ним далее, стимулировать повторные покупки. задача интернет-магазина – создать постоянную клиентскую базу, которая послужит гарантией стабильного дохода фирмы.

Распространенные ошибки: чего нельзя допускать в беседе

Многие сотрудники интернет-магазинов допускают ошибки, которые обрекают деловую беседу на провал. Условно их подразделяют на типичные, коммуникационные, специфические.

Эксперты советуют избегать следующих ошибок:

  • применение высокомерного, поучительного тона, монотонной речи;
  • предоставление ложной информации;
  • невнимательность, отвлеченность на посторонние темы, действия;
  • острая реакция на провокации, проявление негативных эмоций, ввязывание в жаркие споры с переходом на личности;
  • использование в речи слов-паразитов, непонятных собеседнику сленгов;
  • чрезмерная импровизация, связанная с недостаточной подготовкой специалиста;
  • превышение допустимых границ в попытках сделать беседу раскрепощенной, менее формальной;
  • агрессивное психологическое давление;
  • речевые или орфографические ошибки.

Заключение

Ведение переговоров – настоящее искусство. Овладеть им в идеале можно только с опытом. Работайте над собственным профессионализмом, не забывайте об элементарных правилах этикета, уважайте, цените собеседников.

При таком подходе вероятность достижения ожидаемых результатов от процесса гораздо выше. И помните: совершенству нет предела.

Периодически подтягивать знания в области ведения деловой беседы помогут специализированные тренинги, курсы, тематические вебинары.

Деловые встречи

Деловая встреча с партнером. Искусство делового общения. Деловая встреча

Деловые встречи представляют собой мероприятия (включая протокольные), цель которых – способствовать установлению взаимовыгодных контактов между представителями бизнеса.

Чаще всего встречи организовывают компании, имеющие значительное число партнеров как в своей стране, так и за границей.

Виды деловых встреч

Выделяют несколько видов подобных мероприятий. Все они могут при том быть международными, отраслевыми, научными.

Конференция необходима для обсуждения конкретной проблемы. Такая деловая встреча проходит в формате отдельных выступлений. Фактически, конференция является совещанием группы специалистов в определенном вопросе и может быть сосредоточена в одном или разных (распределенная форма) местах по территориальному признаку.

Съезды организовываются для дистрибьюторов и дилеров.

Бизнес-семинар – учебно-практическое мероприятие, проводится в форме обсуждения тематических сообщений.

Презентация призвана привлечь внимание общественности к новой продукции, фирме, определенным достижениям, итогам работы.

Круглый стол организовывается в случае обсуждения социально значимого вопроса, требующего широкого общественного внимания. В нем обязательно участие экспертов, способных дать происходящему объективную оценку. Также на круглые столы принято приглашать прессу, чтобы получить полное освещение в СМИ всех основных точек зрения на проблему.

Существуют и специальные мероприятия для журналистов: пресс-конференции, брифинги, торжественные открытия, пресс-ланчи, дни открытых дверей.

Пресс-конференция и брифинг предназначены для озвучивания позиции фирмы. Обычно ее представители делают заявления для журналистов и отвечают на их вопросы. Брифинг отличается более сжатой формой. Является реакцией на определенное происшествие, представляющее интерес для компании.

Церемония открытия – шоу, призванное увеличить интерес к новому объекту и осветить все его преимущества.

День открытых дверей позволяет ознакомить максимальное число заинтересованных лиц с основными принципами работы фирмы.

Пресс-ланч – способ добиваться лояльности ключевых СМИ региона. Для его проведения выбирают престижное. Круг допущенных на мероприятие сознательно ограничивается, причем со стороны компании обязательно присутствуют первые лица.

Фуршет (коктейль, банкет) подразумевают неформальную обстановку. Цель такого мероприятия – помочь компании-организатору и ее гостям установить максимальное количество новых связей и завязать знакомства.

Официальные и неофициальные деловые встречи

Официальные и неофициальные мероприятия различаются по составу участников и предполагаемому результату:

  • официальные (с протоколом, строгой процедурой);
  • неофициальные (напоминающие обычное неформальное общение, без обязательного документированного оформления результатов);
  • внешние (с партнерами или клиентами);
  • внутренние (между работниками одной организации).

Этапы деловых встреч

Обычно любая встреча подразумевает реализацию четырех обязательных этапов:

  • уточнение точек зрения, позиций сторон;
  • обсуждение и аргументация выраженных взглядов. На этой стадии обычно проявляются конфликты и борьба интересов;
  • достижение компромисса, согласование позиций, приход к соглашению по каждому обсуждаемому вопросу;
  • анализ результатов и выполнение договоренностей. Этот этап отдален от остальных по времени.
    • обеспечение профессионального общения специалистов одной сферы;
    • коллективный поиск и разработка рабочих замыслов;
    • поддержание контактов;
    • координирование действий, контроль над реализуемыми проектами;
    • поддержка деловой активности.

Цели и задачи деловой встречи

Но главная цель – убедить партнера поступать определенным образом, согласиться с предложенным вариантом действий.

Программа и сценарий деловой встречи

Для успеха переговоров необходима тщательная подготовка, которая обычно включает решение организационных проблем и подготовку сценария собственно встречи.

К первой группе задач относятся разработка повестки дня, выбор времени и места проведения встречи, количества, состава и полномочий участников, регламента и количества раундов.

Составление программы компания обычно поручает специально назначенному сотруднику.

Программа должна быть детальной и включать в себя четкий перечень мероприятий по обеспечению:

  • подбора состава участников со всех сторон;
  • встречи прибывающих, трансфера, размещения;
  • питания и культурно-развлекательной программы;
  • собственно переговорного процесса.

В программе должны быть указаны ответственные за реализацию каждого этапа. Ее обязательно согласовывают со всеми сторонами, принимающими участие в переговорах. При этом важно уточнить, чьей обязанностью будет ведение протокола встречи. Если же предполагается международный формат, необходимо выяснить и вопрос, кто должен будет обеспечить переводчика.

Поскольку во время деловых визитов принято организовывать не только официальное, но и неформальное общение сторон (невзирая на официальный характер мероприятия), программа должна включать свободный день, предназначенный для этого.

Переводчик английского языка для деловой встречи

Чаще всего бизнес-мероприятия требуют перевода с/на английский язык. При выборе переводчика следует учитывать ряд факторов:

  • знание терминологии;
  • наличие опыта подобной работы;
  • умение быстро ориентироваться в изменениях ситуации;
  • умение переводить четко, быстро, последовательно.

Лучше заранее предупредить специалиста о тематике встречи и о принятом на ней дресс-коде.

Ведущий на деловую встречу

Его задача – направлять ход переговоров. Это может делать один человек или команда. В первом случае упрощается процесс принятия решений – все делает один работник, и на нем же лежит вся полнота ответственности.

Во втором случае уменьшается вероятность ошибки – в команде могут присутствовать специалисты в разных областях. Но условием успеха является слаженность ее работы, иначе оппонент может использовать внутренние разногласия в своих целях.

Результаты, итоги деловой встречи

Позитивный результат переговоров требует обязательного повторения их основных достижений. Это необходимо для того, чтобы все участники осознали достигнутое и восприняли итог переговоров как достижение. Полезно будет и договориться о следующей встрече.

Если же результаты негативны, важно суметь корректно выйти из контакта.

Особенности деловых встреч с клиентом в России

Иностранцам важно учитывать, что русские предприниматели предпочитают договариваться в неформальной обстановке, но при том внимательно оценивают партнера по внешнему виду.

Нужно быть готовым к тому, что одни переговоры результата не дадут, потребуется несколько встреч. Можно использовать как официальные, так и личные каналы связи.

Русские бизнесмены отличаются пунктуальностью и не любят пустых обещаний.

Деловые встречи на выставках

Деловые встречи на выставке наиболее выгодны, поскольку собственные службы мероприятия помогут договориться с клиентом, спланировать встречу и обеспечить реализацию всех поставленных целей.

ЦВК Экспоцентр постоянно проводит тематические выставки разного направления, где каждый производитель может найти новых партнеров и клиентов.

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Искусство переговоров в деловом общении

Деловая встреча с партнером. Искусство делового общения. Деловая встреча

Многие из числа посмотревших фильм «Здесь курят» или прочитавших одноименную книгу, вспомнят главного героя-переговорщика и лоббиста Ника Нейлора, настоящего виртуоза своего дела. Образ действительно воссоздан идеально – самоуверенный профессионал, достигающий цели несмотря ни на что. В этом несомненная заслуга и автора К.

Бакли, придумавшего персонажа, и режиссера Дж. Райтмана, реализовавшего его на экране. Но посмотрим на эту картину под другим углом. Насколько «реальный» главный герой? Можно ли достичь в деловом общении и переговорах приблизительно такого же уровня мастерства и как? Многие скептики поставят еще вопрос о роли беспринципности и лицемерия в этом процессе.

Попробуем разобраться.

Для современного человека очень важен навык делового общения. Для одних в большей степени, для других – в меньшей, но нужен он всем. Директору компании владение искусством переговоров поможет в налаживании и развитии деловых связей с партнерами и управлении.

Рядовому сотруднику офиса – для эффективной коммуникации в рамках рабочей группы. Некоторым людям особенно тяжело переходить с бытового общения на деловое в силу того, что они не знакомы даже с азами делового общения, его этикой, ведением переговоров, их подготовкой.

Как следствие, во время общения с потенциальными клиентами или партнерами, у последних может возникнуть негативное впечатление о человеке, компании в целом, продукте.

Проблема довольно распространенная и существует много специальной литературы призванной помочь в развитии навыков делового общения, например «Переговоры без поражения» Р. Фишера или остроумная «Гроссмейстер общения» С. Дерябо и В. Ясвина.

В этой статье мы совершим попытку дать емкое и четкое представление о том, что такое этика делового общения, искусство переговоров, приведем некоторые примеры и дадим общеметодологические рекомендации по развитию навыка эффективной коммуникации.

Этика делового общения

Коммуникация – источник человеческого опыта. Она помогает нам понимать мир и других людей. При этом общение – разносторонний процесс и очевидно, что в разных ситуациях подходы должны быть разными. Этика делового общения – специфическая область, которая требует следования определенным нормам: как общим для этики, так и конкретно-предметным.

Наверное, каждый сталкивался с ненадлежащим обслуживанием, например, в магазине бытовой техники или киоске на улице. Казалось бы, самое мелочное дело – купить вечером хлеб домой.

Но когда через окошко подвыпивший продавец начинает с вами шутить или еще хуже – хамить, желание совершить покупку улетучивается. А теперь представьте подобную ситуацию, только когда дело идет к подписанию контракта на пару миллионов.

Скорее всего, ни о каких успешных переговорах не может быть и речи, если человек элементарно не воспитан.

В этике делового общения даже существует такое понятие как социальный контракт – неформальное соглашение или принятая по умолчанию система поведенческих норм, которая регулирует отношения в деловой сфере. Их несоблюдение грозит в лучшем случае ущербом репутации, в худшем – ущербом непосредственно бизнесу.

Итак, вот лишь некоторые рекомендации к процессу общения на работе.

Общение с подчиненным:

1. Критикуется действие или бездействие, а не личность человека.

2. Вы компетентны в своей работе, поэтому допустимо давать советы и учить сотрудника лишь в профессиональной области. Все остальное оставьте для неформального общения.

3. Благодарите сотрудников за выполненную работу каждый раз.

4. Не допускайте, чтоб вышестоящее руководство ругало ваших сотрудников – это неуважение в первую очередь к вам.

5. Указывайте на недостатки выполненной работы лично. Поинтересуйтесь причиной. Укажите свое видение того как сделать, чтоб подобное не повторилось. Предложите обращаться к вам за помощью в непонятных ситуациях.

6. Мотивируйте сотрудников. Будьте справедливы и честны. Отмечайте выдающиеся заслуги отдельных людей, но хвалите всех.

Общение с руководителем:

1. Будьте честны и порядочны. Обман может иметь более глубокие последствия, чем банальное скрытие вашей некомпетентности.

2. Не бойтесь обращаться за помощью к руководителю, но и тревожить его по пустякам не стоит.

3. Не обращайтесь за помощью к вышестоящему руководству в обход непосредственно ваших руководителей, кроме экстренных случаев.

4. Не согласны с предложенными методами или просто имеете отличную точку зрения – выскажите ее, вежливо и тактично.

5. Уточняйте свои задачи, согласовывайте пути их решения. Времени это занимает немного, при этом позволяет избежать ошибок и разных трактовок.

6. Атмосфера в коллективе, в первую очередь, что касается отношений с руководством, зависит и от вас. Воздерживайтесь от резких будьте доброжелательны.

Общение с клиентами и партнерами:

1. Не преувеличивайте свою деловую значимость – в случае несоответствия ваших слов и положения вещей создастся весьма щекотливая ситуация.

2. При работе с партнерами всегда разграничивайте зоны ответственности.

3. Личная жизнь остается за дверью офиса. В деловых кругах не принято говорить о ней. Выуживание личных данных допустимо лишь при применении техники агрессивных продаж (больше на Западе).

4. Держите данное слово. Пообещали что-либо клиенту или партнеру – выполните. От этого зависит ваша репутация как делового человека.

5. Придерживайтесь делового этикета.

Резюмируя вышесказанное, отметим, что бизнес-этика держится на следующих основополагающих принципах: честность и порядочность, тактичность и деликатность, справедливость.

Отдельно скажем о последнем пункте – деловом этикете. Многие ошибочно полагают что этика и этикет это одно и то же. Этика – совокупность правил, норм, моделей поведения, в то время как деловой этикет это конкретные правила и нормы.

Например, требование к прибывшему здороваться первым или представлять сначала мужчину женщине. Соблюдение этих правил имеет большое значение.

Помните, не каждый культурный человек – бизнесмен, но каждый бизнесмен (да и любой деловой человек) обязан быть культурным.

Подготовка к переговорам

К любым переговорам нужно готовиться. О чем бы речь ни шла – о подписании многомиллионного контракта или о собеседовании по поводу трудоустройства – приготовления повышают шансы на успех.

Первое, что нужно сделать – это самому себе ответить на вопрос «Что может сделать переговоры успешными?». Перед собой нет нужды кривить душой, вы прекрасно знаете преимущества и недостатки вашего товара или услуги, но попробуйте поставить себя на место вашего собеседника и понять, что может его заинтересовать.

Непосредственно этапов переговоров три. Первый – подготовка, которая включает установление контакта, планировку встречи, собственно подготовку (сбор информации о возможном клиенте/партнере, создание презентации, подготовка выступления). Второй – проведение переговоров; третий – выработка соглашения.

Этап сбора информации играет важную роль во владении ситуацией в целом. Вы, конечно, предварительно изучили субъект переговоров – ваш выбор ведь не случайно пал на ту или иную компанию или конкретных людей.

Задача на этом уровне заключается в поиске данных о переговорщике с другой стороны, выявлении общих интересов, ведь, как известно, договориться легче, когда есть точки соприкосновения. Владение ведомостями об интересах и предпочтениях вашего визави позволит правильно подобрать место встречи (если она проходит в ресторане, например).

Знание этих нюансов особенно важно в международном бизнесе. Так, представитель среднего бизнеса в Англии может предпочесть переговорам в офисе беседу за пинтой пива в пабе – это абсолютно нормально!

Если искусство переговоров вам нужно для собеседования, то не поленитесь прочитать в Интернете пару статей о работодателе, направлении его деятельности. Это не значит, что при встрече вы должны сыпать фактами, но знания пригодятся вам для ответа на многие вопросы кадровиков по типу: «Почему вы выбрали именно нашу компанию?» или «Что вы ожидаете от работы?».

Small talk. Переговоры и убеждение

Знания, добытые в результате подготовки к переговорам, могут быть полезными еще в одном аспекте – small talk. В русском переводе под этой фразой подразумевается небольшая, легкая беседа, которая предшествует  непосредственно началу общения по интересующему вопросу.

Вас встретили у входа и по дороге в конференц-зал нужно о чем-то поговорить. Здесь на помощь и приходит small talk. Обычно все начинается с диалога по типу: «Без проблем добрались?»,  «Да, спасибо, ваш секретарь отлично объяснил мне как доехать».

Внешне это напоминает самый банальный разговор двух малознакомых людей. На самом же деле, здесь происходит не просто установление контакта. Один выказывает заботу, тем самым давая понять, что встреча имеет определенное значение.

Второй делает комплимент работнику компании, оценивая его компетентность чем подводит логический мост под неслучайным выбором возможного компаньона.

В деловом общении сказанные слова имеют значение, особенно на этапах знакомства и первых контактов. Следует избегать недосказанности и двусмысленности. Small talk о погоде, спорте, политике, последних тенденциях в области деятельности не стоит недооценивать. Например, в Японии этому этапу в переговорах отводится важная роль.

Легкая беседа о культуре или искусстве может длиться до часа, после чего встреча будет закончена предложением для обсуждения деловых вопросов встретиться в другой раз. Для японцев личность и характер партнера являются важными атрибутами в образе делового человека.

Во время таких разговоров они пытаются определить прямоту и открытость человека, состоятельность его суждений, честность, непредвзятость и на этом основании принимают решение о развитии связей.

Кроме того, в переговорах бывают разные ситуации, от которых зависит принятие сторонами решения. Так, когда возможные партнеры заинтересованы в развитии отношений в одинаковой степени, обсуждение, скорее всего, пройдет быстро и консенсус будет найден.

По-другому обстоит дело с теми, чья деятельность основывается на продажах и необходимости продвигать свой товар на рынке. Такие люди работают в стрессовых ситуациях, преодолевая скептическое отношение и должны уметь противодействовать отрицанию.

Для этого их специально обучают навыку убеждения – умению, которое пригодится каждому.

Ричaрд Шeлл, профессор права, бизнес-этики и менеджмента, директор Мастерской переговоров для руководителей Уортонской школы бизнеса, автор успешной книги «Удачные переговоры», утверждает, что достичь соглашения можно по 6 каналам:

1. Убеждение на основе личной заинтересованности в результате

Это, по сути, значит, что ваше предложение самым непосредственным образом может положительно разрешить вопросы или удовлетворить потребности собеседника и компании в целом.  В переговорах каждая из сторон обладает тем, что может пригодиться другой – возможностями, ресурсами, статусом, информацией или полномочиями. Именно это она «выставляет на торги».

2. Авторитет и полномочия

Есть довольно известное выражение: «задавить авторитетом». Оно характеризирует ситуацию, когда человек более знакомый с ситуацией, разбирающийся в ней лучше, выигрывает спор у менее подготовленного.

По этому каналу фактически происходит управление компанией: директор дает распоряжение, а подчиненный его выполняет, так как получил его от авторитетного источника.

К слову, история международных отношений знает много примеров, когда, казалось бы, зашедшие в тупик переговоры между странами, спасались приездом и участием в них известного политического деятеля.

3. Политика

По словам Ричарда Шелла: «Социологи определяют политику как процессы, посредством которых люди работают в группах, пытаясь оказать влияние на дела организаций.

Люди используют политические рычаги внутри разных групп – от семей до корпораций.

Тот или иной политический ход может включать в себя учет личных интересов, использование авторитета, отношений, общих ценностей и фактической базы для убеждения окружающих в своей правоте».

4. Рациональность

Ваше предложение подписать контракт или купить продукт должно опираться на рациональное убеждение, приемлемое если не для всех, то для большинства.

Рациональное убеждение – это попытка повлиять на настроения, действия или представления человека с помощью причин и/или доказательств, обосновывающих преимущества вашего предложения.

Если причины значимы, а аудитория готова прислушаться к голосу разума, ваши шансы на успех велики.

5. Визуализация

Под визуализацией подразумевается обращение к целям, ценностям, убеждениям аудитории в качестве основы для продвижения вашей идеи.

Визуальное убеждение часто основывается на аргументах, в которых упоминаются духовные и человеческие цели ваших слушателей.

Грубо говоря, цель такого убеждения в том, чтоб вызвать у слушателя следующую мысль к примеру: «Став обладателем этого продукта я стану на ступеньку ближе к своему идеалу успешного человека».

6. Отношения

Хорошие личные отношения с коллегами, умение быстро устанавливать контакт, входить в зону доверия, находить что-то общее между собой и клиентом, доброжелательность определяют насколько вы хороший человек и влияют на отношение аудитории к вам, а, следовательно, и желание иметь с вами общее дело.

Напоследок, приведем для мотивации отрывок из фильма «Бойлерная» о технике продаж по телефону:

«Деловой этикет»: Как правильно общаться с бизнес-партнёрами

Деловая встреча с партнером. Искусство делового общения. Деловая встреча

издательство
«Манн, Иванов и Фербер», 2014

Как здороваться

Если вы входите в помещение, здоровайтесь первым — всегда, независимо от того, женщина вы или мужчина, топ-менеджер или рядовой сотрудник, пожилой человек или юноша.

Если в кабинете у человека, к которому вы пришли, находятся другие люди, ограничьтесь общим поклоном и приветствием. Затем обменяйтесь рукопожатием с тем, кто вас пригласил.

Приветствуя кого-либо, не ограничивайтесь лишь формальным «Здравствуйте». Назовите собеседника по имени.

При знакомстве, когда вас представляют или вы представляетесь сами, не спешите подать руку. Тот, кому вас представляют, должен сделать это первым.

Помните: согласно деловому этикету, на официальной встрече целовать дамам руку не принято (по правилам светского этикета целуют руку лишь замужним женщинам и лишь в помещении). Если вы сидите, по возможности вставайте при приветствии. При этом руководствуйтесь здравым смыслом.

Если вдруг вы не можете встать (например, из-за тесноты и неудобства), поприветствуйте других людей сидя, но извинитесь: «Извините, что я не встаю, здесь несколько тесно». 

Как пожимать руку

Если вы подошли к группе людей и обменялись рукопожатиями с одним человеком, нужно пожать руки и остальным. Не принято обмениваться рукопожатием через порог, стол или над головой человека, сидящего между вами. Не пожимайте руку собеседнику, держа вторую в кармане.

Один из насущных вопросов бизнес-этикета: нужно ли пожимать руку женщине? Ответ однозначный: да. Женское рукопожатие ничем не отличается от мужского. Светский этикет предполагает, что женщина первая протягивает руку мужчине.

В деловом же этикете первым подает руку руководитель, даже если подчинённый — женщина.

Рукопожатие ладонью вверх свидетельствует, что человек хочет передать контроль собеседнику. Когда человек, пожимая руку партнёра, покрывает его ладонь своей, он демонстрирует свою власть и доминирование. Если вас не устраивает подобная позиция, накройте его правую руку своей левой.

Бизнес-этикет не приветствует рукопожатие обеими руками, поскольку оно предназначено для проявления более близких отношений с людьми. Более того, такой жест люди могут воспринять как попытку проявить снисходительность или покровительствовать.

Однако не стоит забывать о кросс-культурных различиях — к примеру, американцы обожают этот жест и считают его уместным в деловых коммуникациях.

Как знакомиться

Если вокруг вас незнакомые люди, не нужно стесняться, смело представляйтесь сами, не ждите, пока вас познакомят. При знакомстве на деловой встрече (конференции, приёме) не стоит сразу рассказывать о своих достижениях и перечислять регалии. Достаточно просто обозначить, чем вы занимаетесь и почему попали на встречу или мероприятие.

Важно уметь не только представлять себя, но и представлять людей друг другу. Человек, которому вы представляете незнакомого ему человека, упоминается первым. Тот, кого вы представляете, — вторым.

Знакомя равных по положению людей, представляйте того, с кем вы лучше знакомы, тому, с кем вы знакомы хуже. Мужчину представляют женщине, младшего по возрасту или по служебному положению — старшему.

Когда вам представляют человека, сосредоточьтесь на том, чтобы запомнить его имя, — во время беседы чаще называйте его по имени. Забыв, как зовут собеседника, постарайтесь смягчить ситуацию, корректно переспросив: «Извините, я в последнее время стал немного забывчив, не могли бы вы напомнить своё имя?»

Какой должна быть визитка

Предпочтительно, чтобы визитка была выдержана в строгом лаконичном стиле. Бизнесменам, которые часто работают с иностранными партнёрами, стоит напечатать визитные карточки на языке партнёров — в азиатских странах это особенно приветствуется.

Если какая-то информация о вас изменилась, нужно заказать новые визитки: ни в коем случае не исправляйте данные на старых визитках, карточка с помарками и поправками — признак дурного тона.

Хорошим тоном для делового человека считается наличие визиток на двух языках — русском и английском. Не стоит делать двуязычную визитку.

Если вы не застали человека на месте, но хотите засвидетельствовать ему уважение, загните правый верхний угол у оставленной вами визитки. Передавать свою визитную карточку с пометкой через третьих лиц — обычай, распространённый в международном деловом общении. 

Как завершить встречу

Покидая незнакомых людей, не обязательно персонально прощаться с каждым. А если вы уходите с многолюдного приёма раньше остальных гостей, прощайтесь только с хозяевами встречи.

Иначе ваш уход может послужить для участников вечеринки сигналом к тому, что всем пора по домам.

Если разговор длится слишком долго, предложите собеседнику познакомиться с новыми людьми, представьте их друг другу, извинитесь и откланяйтесь.

Прощание должно быть коротким — например, обмен рукопожатиями, как при встрече. Заканчивайте беседу вежливо, при помощи универсальных фраз, к примеру: «Было приятно с вами повидаться». Если вам необходимо уйти со встречи раньше, дождитесь паузы в разговоре, встаньте и попрощайтесь, высказав надежду на новую встречу.

Язык тела

Невербальные коммуникации лежат в плоскости как психологии, так и хороших манер: например, разговаривая с людьми, не нужно широко расставлять ноги, горбиться и держать руки в карманах. Довольно прочно утвердилось толкование некоторых типичных жестов.

Например, поза «фигового листа» (ладони сомкнуты таким образом, что руки образуют перевёрнутую букву «V») свидетельствует о застенчивости и неуверенности в себе. Если же вы делаете суетливые движения, покачиваетесь из стороны в сторону или прикасаетесь к лицу или волосам, то усиливаете собственное нервное напряжение и отвлекаете окружающих.

Излишняя жестикуляция при разговоре не приветствуется. Жесты должны быть сдержанными — собеседников может смутить чрезмерная экспрессия.

Проявляйте уважение к личному пространству: дистанция между вами и собеседником должна быть не менее расстояния вытянутой руки. Бизнес-общение не предполагает разговоров вполголоса или шёпотом.

 Не делайте шаг вперёд, если собеседник делает шаг назад — тем самым он, возможно, бессознательно пытается дать понять, что вы вторгаетесь в его личное пространство. На протяжении встречи не стоит смотреть на часы — окружающим может показаться, будто вы тяготитесь общением и спешите уйти.

Не стоит сидеть, положив ногу на ногу, особенно в кресле. Если оно глубокое, можно слегка вытянуть ноги. 

Как провести переговоры

Подготовка переговоров складывается из проработки делового протокола, принятого в среде дипломатов и бизнесменов, и из содержательной части — вопросов, которые следует обсудить.

Приглашать партнёров на переговоры следует не менее чем за две недели, чтобы они также смогли подготовиться — это сэкономит время и создаст условия для эффективной коммуникации.

Что касается состава делегации, то на переговорах должен быть паритет, то есть равное количество участников с обеих сторон и соответствие должностей представителей с каждой. На встречу приглашаются только те сотрудники, чьё присутствие действительно необходимо.

Место проведения переговоров предлагает приглашающая сторона, но приглашённая имеет право как принять, так и отвергнуть его. Не рекомендуется назначать переговоры на раннее утро или поздний вечер.

Когда участников много и они незнакомы, на столе можно расставить карточки с фамилиями. Стороны располагаются друг напротив друга в порядке соответствия должностей. Лицом к двери садятся представители принимающей стороны. Между участниками должно быть расстояние около полутора метров. Первым садится руководитель принимающей стороны.

После приветствия участники должны быть представлены друг другу. Также нужно обозначить их роль и полномочия на переговорах.

Первым представляется глава принимающей стороны, затем глава приглашённой делегации. После этого они представляют своих сотрудников: сначала — принимающей стороны, потом — приглашённой.

Обмен визитками уместен, если с каждой стороны на встрече присутствует не более семи человек.

Если переговоры ведутся с иностранной делегацией, необходимо заранее условиться о языке переговоров и обеспечить технические средства для переводчиков. Если во время беседы ведётся запись, следует проинформировать гостей об этом. В конце переговоров запись оформляется и к ней прилагается утверждённый ранее план.

Принято, чтобы разговор начинали гости. Не принято перебивать выступающего. В редких случаях, когда действительно необходимо что-то уточнить по ходу речи, можно извиниться и задать вопрос. Ни в коем случае нельзя спорить с представителями своей стороны.

Если вы хотите что-то прояснить между собой, нужно попросить перерыв и выйти для обсуждения. На переговорах не место безапелляционным заявлениям, вызовам, резким оценкам и демонстрации превосходства.

Если вы замечаете такое поведение с другой стороны, не стоит занимать оборонительную позицию — лучше просто промолчать.

Оптимальная продолжительность встречи — два часа. Если переговоры затягиваются, необходим получасовой перерыв на кофе. Если у вас есть подарки участникам встречи, то они преподносятся после переговоров.

Алкогольные напитки во время переговоров не подаются. В редких случаях (например, подписание важного контракта) в самом конце переговоров может быть предложено шампанское — но это скорее символический жест.

Приём бизнес-партнёров

Встречать гостей в аэропорту должен соответствующий по рангу руководитель делегации. Он обычно прибывает в сопровождении двух-трёх человек. Руководитель принимающей фирмы может не сопровождать гостей во время всех поездок.

Существует негласное правило (не категоричное, но желательное) — если гость приезжает с супругой, то и принимающий руководитель приезжает на первую встречу в сопровождении супруги. Первым представляется глава принимающей стороны.

Затем он представляет супругу, после этого сотрудников (в порядке убывания должностей). 

Заранее продумайте, как рассаживать гостей по автомобилям, чтобы всё прошло без заминок. Самым почётным местом считается заднее сиденье наискосок от водителя. Его занимает руководитель делегации гостей. Он первым садится в машину и первым выходит.

Если руководитель встречающей стороны приезжает за рулем личного автомобиля, то почётное место для гостя — рядом с ним. Нормы вежливости предполагают, что перед руководителем откроют дверь.

Это делает водитель, охранник или сотрудник, но ни в коем случае не женщина.

Провожая гостей до гостиницы, расстаньтесь с ними не на улице, а в вестибюле. Там же можно договориться о протокольном визите.

Мобильный этикет

Звонить на мобильный телефон по деловым вопросам нужно в рабочее время, в будни им считается временной промежуток с 09:00 до 21:00. Всегда отключайте телефон во время переговоров и совместного обеда.

Мелодия звонка должна быть нейтральной (классическая телефонная трель, ненавязчивая мелодия или просто виброзвонок без звука). Если вы позвонили кому-то и включился автоответчик, не бросайте трубку. Представьтесь и попросите перезвонить вам, когда это будет удобно.

Если на ваш звонок не ответили, перезванивайте не ранее чем через два часа — владелец телефона увидит пропущенный вызов и перезвонит. Невежливо ждать более шести гудков — лучше положить трубку после пятого звонка.

Не стоит спрашивать о наличии времени у собеседника, если вы звоните в рабочее время по конкретному короткому вопросу.

Заканчивает разговор тот, кто его начал. Если соединение прервалось, перезванивает тот, кто звонил. Лучше всего отвечать после второго-третьего звонка — если вы берёте трубку сразу же, то звонивший может не успеть сосредоточиться. Не сбрасывайте звонок — это невежливо.

Нужно ответить и попросить перезвонить (или же пообещать перезвонить) через конкретный промежуток времени, скажем через два часа. Не надо извиняться в конце разговора за то, что отняли у собеседника время, лучше просто поблагодарите за возможность поговорить о вашем деле.

 Не давайте номера мобильных телефонов без согласия их владельцев.

Книга предоставлена издательством «Манн, Иванов и Фербер». 

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.